Tổ chức lễ khai trương như thế nào cho hiệu quả?

Lễ khai trương là một sự kiện trọng đại, là cột mốc đầu tiên trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Không những thế lễ khai trương cũng là cơ hội để các doanh nghiệp cá nhân xúc tiến giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến với công chúng. Vậy tổ chức lễ khai trương như thế nào để đạt được hiệu quả  và thu hút được sự chú ý của cộng đồng.

  1. Chọn cách thức tổ chức và dự trù kinh phí tổ chức

Cách thức tổ chức khai trương quyết định đến mức độ thu hút của doanh nghiệp đối với công chúng. Có rất nhiều cách thức tổ chức khai trương như: làm tiệc pizza, trải thảm đỏ,  ceremony party,…Doanh nghiệp có thể chọn một trong những cách thức đó để tổ chức khai trương cho phù hợp. Tổ chức tiệc là một trong những cách thức mà doanh nghiệp có thể tiếp cận với khách hàng tiềm năng, đối tác làm ăn và cơ quan chức năng một cách tốt nhất. Đây cũng là một cách gián tiếp giới thiệu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp hiệu quả.

Dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp hãy lập một bản doanh danh sách thu chi thật chi tiết sao cho ngân sách khớp với những gì phải chi trả trong khi sự kiện diễn ra. Đồng thời phải kiểm tra lại những khoản chi phí cho thiệp mời, tiệc nhẹ, nước ống và thức ăn cho khách, phụ kiện bày trí, quà tặng,…có phù hợp không, có cần phải giảm quy mô xuống không. Nhưng cũng phải đảm bảo được ấn tượng không nên quá khắt khe từng thứ.

  1. Xác định thời gian cho việc thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện.

Sau khi đã xây dựng kịch bản chương trình bạn phải phân công công việc cho từng người .  Các công việc in ấn thiệp mời, phát thư mời, chốt danh sách khách mời tham gia sự kiện, quà tặng,… phải được hoàn thành trong thời gian bạn đã lên kế hoạch trước. Tạo các “checklist” để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định. Cuối cùng là lập cơ sở dữ liệu về thông tin người tham gia sự kiện.

  1. Xác định đối tượng khách mời

Lễ khai trương không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng tiềm năng mà còn mở rộng quan hệ với các đối tác tương lai. Vì vậy, khách mời không chỉ là những khách hàng tiềm năng mà còn cả những đối tác của doanh nghiệp nữa.

Đồng thời, để doanh nghiệp được nhiều người biết đến hơn hãy quan tâm đến khách mời là những người thuộc chính quyền địa phương và cơ quan báo chí.

  1. Xây dựng hình ảnh, thương hiệu qua sự kiện

Nhằm để khách mời nhớ tới thương hiệu mà doanh nghiệp xây dựng, bạn cần phải thể hiện màu sắc của thương hiệu. Bạn có thể  dành chút thời gian để dẫn khách mời tham gia xung quanh trụ sở kinh doanh mới và phát tặng mỗi người mẫu sản phẩm dùng thử, sau đó hãy hỏi họ cảm nhận gì về nó.

Ngoài ra hãy kết hợp với việc xây dựng chiến lược marketing như: đặt bảng hiệu và poster, phát tờ rơi, brochure, booklet, quảng cáo trên các website, đặt bàn hỗ trợ khách hàng tại các hội chợ, sự kiện cộng đồng,….để khách hàng nhớ đến sản phẩm lâu dài.