Tổ chức họp báo cho các doanh nghiệp cần những gì?

Để quảng cáo ra mắt một sản phẩm mới, giới thiệu ca khúc mới, giới thiệu bộ sưu tập, hoặc giới thiệu một khóa học mới…cho báo giới biết và đăng tin lên các tờ báo của họ, các doanh nghiệp, cá nhân thường tổ chức một cuộc họp báo. Tuy nhiên, nếu bạn chưa đủ kinh phí để thuê công tuy riêng tổ chức họp báo thì những kinh nghiệm dưới đây có thể sẽ giúp ích được cho bạn.

  1. Xác định nôi dung của cuộc họp báo là gì?

Nội dung họp báo quyết định sự thành công của cuộc hợp báo của bạn. Trước khi bắt đầu triển khai buổi họp báo, bạn có thể thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này.Vì nếu nội dung họp báo của bạn kỹ lưỡng thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì sẽ thu hút rất nhiều nhà báo đặc biệt là các tờ báo uy tín.

  1. Địa điểm và thời gian tiến hành cuộc họp báo

Thông thường để tiến hành một cuộc họp báo, các doanh nghiệp sẽ  chọn địa điểm tổ chức là những khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị. Dù địa điểm tổ chức ở đâu thì phòng tổ chức họp báo phải đảm bảo các yêu cầu  như phải đảm bảo không gian phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc đi lại, set up…., , đảm bảo các điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh. Phòng họp báo cũng nên được trang trí trang trọng, hòa nhã không quá màu mè, phô trương.

Thông thường một cuộc họp báo sẽ được tiến hành trong một buổi. Và thời gian tốt nhất để buổi họp báo bắt đầu là buổi sáng.

  1. Yêu cầu về khách mời.

Đối với những cuộc họp báo thì khách mời chủ yếu và quan trọng là phóng viên của các tờ báo. Để thu hút sự quan tâm của họ thì yêu cầu lời mời của bạn phải thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đền như: chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn. Cần thiết phải chủ động gọi xác nhận cho các cơ quan báo chí và khách mời trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày.

  1. Tài liệu họp báo chuẩn bị ra sao?

Tài  liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp. Các tài liệu cần chuẩn bị gồm: thông tin,  video về công ty, sản phẩm, bài hát, khóa học,… sắp giới thiệu, chuẩn bị kịch bản MC, chuẩn bị bài phát biểu của các nhân vật.

  1. Yêu cầu về MC của chương trình.

Đối với mỗi cuộc họp báo thì không thể thiếu MC trong chương trình. MC  dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. Nếu bầu không khí của cuộc họp báo căng thẳng thì MC là người có thể làm giảm sự căng thẳng đó bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng chứ không nên . làm giảm căng thẳng bằng những cử chỉ hài hước, vui nhộn.