Hội nghị tri ân khách hàng – tổ chức như thế nào?

Nhằm mục đích truyền thông được thương hiệu, tạo dựng và khẳng định mối quan hệ với khách hàng của mình, các doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Đây cũng là một trong những sự kiện quan trong và có tầm ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu, xây dựng và gắn kết các mối quan hệ bền vững với chính những khách hàng của mình. Vậy để tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng bạn cần thực hiện như thế nào:

Xác định mục đích tổ chức hội nghị là gì?

Xác định được mục đích tổ chức sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị được hiệu quả hơn. Thông thường hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức nhằm mục đích bày tỏ sự cảm ơn, tri ân tới khách hàng, tạo nên mối quan hệ thân thiết đối với khách hàng, đối tác làm ăn. Ngoài ra, để sản phẩm doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng tiềm năng, các doanh nghiệp sẽ  tổ chức hội nghị để truyền thông, quảng bá sản phẩm, thương hiệu,… của mình.

Lựa chọn địa điểm tổ chức và thời gian thực hiện

Đối với những hội nghị tri ân khách hàng, bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức trong hội trường hoặc ngoài trời. Dù là lựa chọn địa điểm tổ chức như thế nào bạn cũng cần phải quan tâm đến các vấn đề như: địa điểm nổi tiếng nhiều người biết đến, dễ tìm, có giao thông thuận tiện.

Thời gian tổ chức cũng cần phải xem xét đến. Thông thường các doanh nghiệp tổ chức vào buổi chiều hoặc tối ngày cuối tuần vì sẽ thu hút được nhiều người tham gia.

Lên kế hoạch và phân công người thực hiện

Trước khi kên kế hoạch bạn cần xác định nội dung tổng thể và ý nghĩa bạn muốn truyền tải trong chương trình là gì. Căn cứ vào nội dung đó bạn xác định đối tượng khách mời, quy mô chương trình, kinh phí tổ chức,… để từ đó lên kế hoạch một cách chi tiết cho từng công việc thực hiện và phân công công việc hợp lý cho nhân viên.

Lời khuyên cho bạn là bạn nên chia nhân viên ra thành từng nhóm, mỗi nhóm phụ trách một mảng riêng, trong nhóm lại chia ra mỗi thành viên phụ trách một công việc nhất định để thuận lợi khi kiểm tra, cũng như tránh sai sót.

Kiểm tra lần cuối các công việc đã chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra

Để tránh những sai sót không đáng có, trước khi hội nghị diễn ra bạn cần kiểm tra lại tất cả các công tác đã chuẩn bị như:  không gian tổ chức tri ân khách hàng,vị trí cửa ra vào đã hợp lý chưa? kiểm tra và setup các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, Tài Liệu, quà tặng cho khách mời, lễ tân đón khách, MC chương trình, nhóm múa, ca sỹ biểu diễn….

Kết thúc chương trình hội nghị tri ân khách hàng ban tổ chức có thể tặng hoa và quà cho khách mời.