Event ở ngoại thành cần chuẩn bị những gì?

Để mở rộng sản xuất và phân phối sản phẩm, dịch vụ đến các tỉnh trong cả nước, nhiều doanh nghiệp tổ chức các sự kiện tại các tỉnh để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Một số doanh nghiệp sẽ chọn các đơn vị tổ chức tại tỉnh. Tuy nhiên, do nhiều doanh nghiệp đã hợp tác trước với đơn vị tổ chức sự kiện tại nơi của mình nên sẽ tiếp tục cộng tác với đơn vị tổ chức sự kiện đó. Do sự kiện tổ chức xa nhà nên sẽ còn nhiều bỡ ngỡ dù đơn vị tổ chức sự kiện đó là đơn vị tổ chức chuyên nghiệp.  Vì vậy chúng tôi chia một số công việc phải chuẩn bị để giúp bạn chuẩn bị tốt hơn những sự kiện ở ngoài tỉnh.

Về địa điểm tổ chức event

Thông thường đơn vị tổ chức sự kiện tại địa bàn của mình thì rất đơn giản. Bởi vì, họ đã có kinh nghiệm liên lết với nơi tổ chức sự kiện. Vì vậy, đơn vị chỉ cần đặt chổ và đưa ra yêu cầu là xong. Tuy nhiên, tại các tỉnh thành hoặc thành phố nhỏ, nơi ít khi được tổ chức sự kiện nên không có đủ kinh nghiệm để tiếp nhận yêu cầu của bạn. Vì vậy, để tổ chức sự kiện bạn phải liên hệ từ rất sớm để chuẩn bị cho sự kiện.

Khảo sát nơi tổ chức sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn bắt buộc phải đi khảo sát nơi tổ chức. Việc khảo sát là rất thực tế và cần thiết, vì bạn không thể chỉ dựa vào hình ảnh có sẵn, hình ảnh quảng cáo của các khách sạn đưa do những hình ảnh đó thường rất lunh linh không giống như thực tế. Hơn nữa họ thường “quên” đề cập đến những điểm yếu của khách sạn mình như có quá nhiều cột trong phòng hội nghị, bãi giữ xe rất nhỏ…, nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

Việc di chuyển của khách mời

Nếu tổ chức sự kiện ở quá xa thì khách mời sẽ được di chuyển bằng máy bay. Tuy nhiên, việc chốt danh sách và lấy thông tin khách hàng để đặt vé máy bay luôn là vấn đề nan giải. Bởi vì, vài chục người không thể rảnh cùng một lúc, cũng như họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần. Lúc đó, bên hãng hàng không thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thông tin, còn bên phía khách hàng thì không thể chốt lại được ai đi, ai không đi,…

Nếu sự kiện tổ chức ở khoảng cách gần thì có thể lưu chuyển bằng xe khách. Việc lưu chuyển bằng xe sẽ chủ động hơn nhưng bạn phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Làm dự toán công tác phí cho những người thực hiện

Khi tổ chức sự kiện ở tỉnh bắt buộc bạn phải dự toán các chi phí đi lại, ăn ở, mua sắm dụng cụ tại nơi diễn ra sự kiện. Các dự toán này phải thật chi tiết và cẩn thận, chỉ cần sai sót một chút thì đôi khi bạn phải tự bỏ tiền túi để thực hiện.

Trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event tại những địa phương khác nhau. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ, nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.